Quản lý hóa đơn đầu vào là thách thức lớn đối với nhiều hộ kinh doanh, gây khó khăn trong việc xác định nguồn gốc hàng hóa và thực hiện nghĩa vụ thuế. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết nhất cho năm 2026, giúp các chủ hộ kinh doanh nắm vững quy trình từ A-Z, từ việc tiếp nhận, kiểm tra, phân loại cho đến kê khai và lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định, đảm bảo tối ưu chi phí và vận hành kinh doanh an toàn, hiệu quả.
Tại sao quản lý hóa đơn đầu vào lại quan trọng sống còn với hộ kinh doanh trong năm 2026?
Trả lời: Việc quản lý chặt chẽ hóa đơn đầu vào giúp hộ kinh doanh chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hợp pháp, tránh bị ấn định thuế và xử phạt hành chính nặng theo các quy định mới nhất.
Trong bối cảnh năm 2026, khi chuyển đổi số ngành thuế đã đi vào chiều sâu, cơ quan thuế kiểm soát dữ liệu chéo vô cùng chặt chẽ. Đặc biệt, với sự ra đời của các quy định bổ sung như Nghị định 70/2025/NĐ-CP (giả định trong bối cảnh tương lai), yêu cầu về tính minh bạch của chứng từ kế toán ngày càng cao.
Tại VNPT HKD, chúng tôi nhận thấy rằng việc thiếu hụt hoặc quản lý lỏng lẻo hóa đơn đầu vào là nguyên nhân hàng đầu khiến hộ kinh doanh bị truy thu thuế. Hóa đơn đầu vào không chỉ là giấy tờ lưu trữ, nó là “tấm khiên” bảo vệ hộ kinh doanh trước các đợt thanh kiểm tra, đảm bảo chi phí hợp lệ (đối với các mô hình xét duyệt chi phí) và xác minh tính chính quy của doanh thu bán ra.
Hóa đơn đầu vào là gì và vai trò của nó?
Trả lời: Hóa đơn đầu vào là các chứng từ (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, tem, vé…) chứng minh việc hộ kinh doanh đã mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hóa đơn đầu vào là gì? Hiểu đơn giản, đây là bằng chứng pháp lý xác nhận việc chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ từ người bán sang người mua. Đối với hộ kinh doanh, hóa đơn đầu vào đóng vai trò:
- Chứng minh quyền sở hữu và nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa (tránh bị quy là hàng lậu, hàng giả).
- Là cơ sở để ghi chép sổ sách kế toán và thực hiện kê khai thuế.
- Hỗ trợ quản lý kho vận và công nợ hiệu quả.
Hộ kinh doanh có bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào không? Cập nhật quy định mới nhất.
Trả lời: Có. Theo quy định hiện hành và hướng dẫn mới nhất năm 2026, hộ kinh doanh (đặc biệt là hộ nộp thuế theo phương pháp kê khai) bắt buộc phải lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ đầu vào.
Hộ kinh doanh có cần hóa đơn đầu vào không? Câu trả lời chắc chắn là CÓ. Dù hộ kinh doanh nộp thuế khoán hay nộp thuế theo phương pháp kê khai, việc chứng minh nguồn gốc hàng hóa là bắt buộc.
- Đối với hộ kê khai: Phải thực hiện chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ đầy đủ theo Thông tư 88/2021/TT-BTC. Thiếu hóa đơn đầu vào đồng nghĩa với việc không thể giải trình đầu ra, dẫn đến rủi ro về thuế GTGT và thuế TNCN.
- Đối với hộ khoán: Tuy thủ tục đơn giản hơn, nhưng khi cơ quan thuế kiểm tra, nếu không xuất trình được hóa đơn đầu vào của hàng hóa đang bày bán, hộ kinh doanh sẽ bị phạt hành chính và tịch thu hàng hóa.
Rủi ro và mức phạt khi không có hoặc làm mất hóa đơn đầu vào hợp lệ.
Trả lời: Không có hóa đơn đầu vào hợp lệ, hộ kinh doanh đối mặt với nguy cơ bị phạt tiền từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng, bị ấn định doanh thu chịu thuế ở mức cao và tịch thu hàng hóa không rõ nguồn gốc.
Nếu lơ là trong quy trình quản lý hóa đơn, bạn có thể gặp các rủi ro sau:
- Xử phạt hành chính: Phạt tiền đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn.
- Ấn định thuế: Cơ quan thuế có quyền ấn định mức thuế phải nộp nếu hộ kinh doanh không tuân thủ chế độ kế toán, hóa đơn (theo Luật Quản lý thuế).
- Rủi ro hình sự: Trong các trường hợp mua bán hóa đơn khống để hợp thức hóa đầu vào, chủ hộ có thể đối mặt với trách nhiệm hình sự.
Hướng dẫn chi tiết 5 bước quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả cho hộ kinh doanh
Dưới đây là hướng dẫn quản lý hóa đơn đầu vào hộ kinh doanh chuẩn hóa mà VNPT HKD khuyến nghị áp dụng:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn ngay khi phát sinh giao dịch.
Trả lời: Ngay khi nhận hóa đơn (thường là qua email hoặc tin nhắn), cần kiểm tra kỹ thông tin người mua, người bán, mã số thuế, chữ ký số và tra cứu trên hệ thống của Tổng cục Thuế.
Kiểm tra hóa đơn đầu vào hộ kinh doanh bao gồm các điểm trọng yếu:
- Thông tin chung: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán phải chính xác tuyệt đối.
- Thời điểm ký số: Ngày ký số phải trùng hoặc sau ngày lập hóa đơn.
- Định dạng: Với hóa đơn điện tử (HĐĐT), file gốc có giá trị pháp lý là file XML, không phải file PDF.
Bước 2: Phân loại hóa đơn đầu vào (Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, các chứng từ đặc thù).
Trả lời: Sắp xếp hóa đơn theo từng nhóm: Hàng hóa, Dịch vụ, Tài sản cố định để thuận tiện cho việc theo dõi và kê khai.
Phân loại hóa đơn đầu vào hộ kinh doanh giúp bạn không bị rối khi đến kỳ báo cáo:
- Hóa đơn GTGT: Dùng để kê khai khấu trừ (nếu có) hoặc xác định chi phí.
- Hóa đơn bán hàng: Thường từ các nhà cung cấp là hộ kinh doanh khác hoặc doanh nghiệp kê khai trực tiếp.
- Chứng từ đặc thù: Vé cầu đường, tem phiếu, biên lai thu phí… cần được kẹp riêng hoặc scan lưu trữ.
Bước 3: Hạch toán và kê khai hóa đơn đầu vào theo phương pháp kê khai.
Trả lời: Cập nhật thông tin hóa đơn vào sổ sách kế toán (Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa) và tờ khai thuế định kỳ.
Cách kê khai hóa đơn đầu vào hộ kinh doanh đòi hỏi sự tỉ mỉ. Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai cần tổng hợp số liệu từ hóa đơn đầu vào để điền vào các Phụ lục bảng kê chi phí (nếu yêu cầu) và đảm bảo số liệu khớp với kho hàng thực tế.
Bước 4: Sắp xếp và lưu trữ hóa đơn đầu vào khoa học (cả bản giấy và điện tử).
Trả lời: Lưu trữ song song file XML trên máy tính/cloud và bản thể hiện PDF (hoặc bản in giấy) trong vòng 10 năm theo luật kế toán.
Lưu trữ hóa đơn đầu vào hộ kinh doanh đúng cách:
- Hóa đơn điện tử: Không chỉ lưu ảnh chụp hay PDF. Bắt buộc phải lưu trữ file XML gốc. Nên sử dụng các phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào hộ kinh doanh để tự động tải và lưu trữ an toàn, tránh mất dữ liệu khi máy tính hỏng.
- Hóa đơn giấy/Chứng từ khác: Sắp xếp theo thứ tự thời gian, đóng thành quyển theo tháng/quý.
Bước 5: Đối chiếu định kỳ với sổ sách kế toán và sao kê ngân hàng.
Trả lời: Cuối mỗi tháng, hãy so sánh tổng giá trị hóa đơn đầu vào với số tiền đã thanh toán qua ngân hàng và số liệu nhập kho để phát hiện sai lệch.
Việc này giúp phát hiện sớm các trường hợp nhà cung cấp quên xuất hóa đơn, xuất sai số tiền hoặc hóa đơn bị hủy bỏ mà bạn không biết.
Giải quyết các vấn đề thường gặp: “Bí kíp” xử lý từ chuyên gia
Phải làm gì khi mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn đầu vào?
Trả lời: Lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn (Mẫu 01/TNDN hoặc tương đương cho HKD) kèm theo chứng từ thanh toán và hợp đồng (nếu có).
Mặt hàng không có hóa đơn đầu vào thì cần làm gì?
Đối với các mặt hàng nông, lâm, thủy sản mua trực tiếp của người dân tự sản xuất, đánh bắt bán ra, hộ kinh doanh cần lập Bảng kê thu mua. Tuy nhiên, cần lưu ý bảng kê này phải trung thực và có Căn cước công dân của người bán để cơ quan thuế xác minh khi cần thiết.
Cách xử lý khi hóa đơn đầu vào bị sai sót thông tin (tên, địa chỉ, mã số thuế).
Trả lời: Yêu cầu người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế tùy theo mức độ sai sót và quy định tại Nghị định 123.
Nếu sai tên, địa chỉ nhưng đúng Mã số thuế: Chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hoặc thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT), không cần xuất lại hóa đơn. Nếu sai Mã số thuế hoặc tiền hàng: Bắt buộc phải xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Hướng dẫn lấy lại mật khẩu trang tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn).
Trả lời: Bạn có thể tìm lại mật khẩu trong email đăng ký ban đầu hoặc sử dụng chức năng “Quên mật khẩu” kết hợp với Chữ ký số (USB Token) để đặt lại.
Hiện nay, Tổng cục thuế đang vận hành cổng thông tin tra cứu Hóa đơn điện tử tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn. Tuy nhiên có nhiều bạn chưa biết đến trang này và có thể đã quên mật khẩu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ VNPT HKD để bạn lấy lại quyền truy cập:
Cách 1: Tìm mật khẩu trong email
Khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, Tổng cục Thuế đã gửi email cấp mật khẩu.
- Bước 1: Đăng nhập vào email bạn dùng để đăng ký thuế.
- Bước 2: Nhập từ khóa tìm kiếm:
hoadondientu@gdt.gov.vn+mã số thuếcủa hộ kinh doanh. - Kết quả: Bạn sẽ tìm thấy email chứa tài khoản và mật khẩu đăng nhập.
Cách 2: Lấy lại mật khẩu khi không tìm thấy email hoặc quên (Có Chữ ký số USB Token)
Đây là cách nhanh nhất cho các hộ kinh doanh đang sử dụng Chữ ký số để ký hóa đơn.
- Tải và cài đặt Plugin ký số (nếu chưa có) trên trang chủ
hoadondientu.gdt.gov.vn. - Cắm USB Token vào máy tính.
- Vào mục Đăng nhập -> chọn Quên mật khẩu.
- Điền thông tin:
- Tên đăng nhập: Điền mã số thuế của hộ kinh doanh.
- Email: Nhập email bạn đang sử dụng (Lưu ý: Không nhất thiết phải trùng email khi nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, chỉ cần chữ ký số có serial đã được duyệt là hệ thống sẽ cấp lại mật khẩu mới qua email này).
Cách 3: Lấy lại mật khẩu khi không dùng USB Token (hoặc Token bị hỏng)
Nếu bạn dùng Chữ ký số HSM, Remote Signing hoặc không có Token:
- Liên hệ Trung tâm điều hành Hóa đơn điện tử: Email
duongdaynonghddt@gdt.gov.vnhoặc SĐT024.335.99333. - Liên hệ bộ phận hỗ trợ Cục CNTT: Email
nhomhotrohddt@gdt.gov.vnhoặc Tổng đài024.730.55999(Bấm phím 2 cho Hộ kinh doanh). - Hoặc liên hệ trực tiếp Cơ quan thuế quản lý để được hỗ trợ reset mật khẩu.
Công cụ và giải pháp công nghệ giúp quản lý hóa đơn đầu vào dễ dàng hơn
Top phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào được hộ kinh doanh tin dùng.
Trả lời: Sử dụng các phần mềm kế toán tích hợp như VNPT HKD giúp tự động đồng bộ hóa đơn từ Tổng cục Thuế, giảm thiểu 90% thao tác nhập liệu thủ công.
Trong kỷ nguyên số, việc quản lý thủ công bằng Excel tiềm ẩn nhiều rủi ro. Các phần mềm kế toán hiện đại dành riêng cho hộ kinh doanh đã tích hợp tính năng tự động “lôi” hóa đơn đầu vào về hệ thống, tự động kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số và trạng thái hoạt động của người bán.
Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số và hóa đơn điện tử trong quản lý chi phí.
Trả lời: Giúp minh bạch hóa tài chính, tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và rút ngắn thời gian làm thủ tục thuế.
Việc ứng dụng Hóa đơn điện tử (HĐĐT) và chữ ký số không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là đòn bẩy quản trị.
- Tiết kiệm: Loại bỏ chi phí vận chuyển, bảo quản hóa đơn giấy.
- An toàn: Dữ liệu được mã hóa, không lo thất lạc, mối mọt.
- Chính xác: Kết nối trực tiếp với máy tính tiền và phần mềm bán hàng, giúp doanh thu và chi phí được ghi nhận chuẩn xác theo thời gian thực.
Việc quản lý hóa đơn đầu vào không còn là gánh nặng nếu hộ kinh doanh nắm vững các quy định và áp dụng một quy trình bài bản. Bằng cách thực hiện đúng 5 bước cốt lõi và tận dụng sự hỗ trợ của công nghệ, các chủ hộ không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế mà còn tối ưu hóa được chi phí, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển kinh doanh trong bối cảnh mới của năm 2026.
Trải nghiệm ngay giải pháp phần mềm quản lý bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử để đơn giản hóa việc quản lý hóa đơn đầu vào và phát triển kinh doanh hiệu quả hơn!
Giải pháp kế toán bán hàng VNPT HKD
- Hotline: 0852 888 108
- Website: vnpthkd.com
