Nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp vẫn lầm tưởng rằng hóa đơn điện tử “đã xuất nhưng chưa gửi CQT” có phải là hóa đơn nháp không thì câu trả lời là “có”, và vì thế họ cho rằng có thể tùy ý hủy bỏ hoặc xóa bỏ trên phần mềm. Đây là một quan niệm sai lầm nghiêm trọng, có thể dẫn đến các khoản phạt vi phạm hành chính nặng nề và rủi ro pháp lý về thuế cho doanh nghiệp.
Bài viết này, được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia tại VNPT HKD, sẽ khẳng định rõ ràng tính pháp lý của loại hóa đơn này dựa trên các quy định mới nhất (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Luật Quản lý thuế 2025), đồng thời hướng dẫn chi tiết cách xử lý an toàn để đảm bảo tuân thủ tuyệt đối.
Khẳng định chuẩn luật: Hóa đơn điện tử “đã xuất nhưng chưa gửi CQT” KHÔNG phải là hóa đơn nháp
Hóa đơn điện tử “đã xuất nhưng chưa gửi CQT” có phải là hóa đơn nháp không?
Trả lời: Không đúng. Hóa đơn điện tử đã lập và ký số thì đã là hóa đơn hợp pháp, mang đầy đủ tính pháp lý, không phải là hóa đơn nháp, dù chưa kịp gửi dữ liệu lên Cơ quan Thuế.
Căn cứ pháp lý: Hóa đơn hợp pháp ngay từ thời điểm ký số
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế hiện hành, thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
- Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025 quy định rõ: Hóa đơn điện tử là dữ liệu điện tử do người bán lập để ghi nhận giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Trách nhiệm của người bán bao gồm 3 bước: Lập hóa đơn – Quản lý hóa đơn – Truyền dữ liệu hóa đơn.
Việc bạn đã ký số (bước 1) nhưng chưa gửi (bước 3) được xem là đã hoàn thành việc lập hóa đơn nhưng vi phạm nghĩa vụ truyền dữ liệu. Hành vi này không làm mất đi giá trị pháp lý của hóa đơn đã lập, do đó không thể coi là “nháp”.
Phân biệt rạch ròi: Hóa đơn nháp điện tử và Hóa đơn đã phát hành chưa gửi CQT
Để tránh nhầm lẫn trong quá trình xử lý hóa đơn điện tử đã xuất nhưng chưa gửi CQT, kế toán cần phân biệt rõ hai trạng thái này trên các phần mềm hóa đơn điện tử (như VNPT Invoice, MISA meInvoice, EasyInvoice, Viettel S-invoice…):
| Tiêu chí | Hóa đơn nháp điện tử (Draft) | Hóa đơn đã xuất chưa gửi CQT |
|---|---|---|
| Trạng thái ký số | Chưa ký số (Chưa cắm Token/HSM để ký). | Đã ký số thành công. |
| Số hóa đơn | Chưa được cấp số chính thức (hoặc chỉ là số tạm). | Đã được cấp số hóa đơn liên tục theo dải số. |
| Giá trị pháp lý | Không có giá trị pháp lý. Có thể sửa/xóa thoải mái. | Có giá trị pháp lý. Là chứng từ ghi nhận doanh thu. |
| Hành động tiếp theo | Ký số để phát hành hoặc xóa bỏ. | Bắt buộc phải chuyển dữ liệu hóa đơn đến CQT. |
Giá trị pháp lý của hóa đơn không phụ thuộc vào việc đã gửi CQT hay chưa
Nhiều người thắc mắc hóa đơn điện tử chưa gửi CQT có hợp lệ không? Về mặt ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hóa đơn đó đã tồn tại. Việc chưa gửi dữ liệu lên CQT là một sai sót về thủ tục hành chính thuế (chậm chuyển dữ liệu) chứ không làm biến mất sự tồn tại của giao dịch đó. Nếu doanh nghiệp tự ý hủy hóa đơn này như hủy nháp mà không làm thủ tục hủy đúng quy định, doanh nghiệp sẽ đối mặt với rủi ro trốn thuế hoặc làm sai lệch hồ sơ kế toán.
Mức phạt và Rủi ro tiềm ẩn khi chậm trễ gửi dữ liệu hóa đơn lên Cơ quan Thuế
Việc hóa đơn điện tử đã gửi khách hàng nhưng chưa gửi CQT có bị phạt không là nỗi lo lớn nhất. Câu trả lời là CÓ THỂ BỊ PHẠT, mức độ phạt phụ thuộc hoàn toàn vào thời gian bạn chậm trễ và tính chủ động khắc phục.
Trường hợp 1: Phát hiện sớm và chủ động khắc phục trước kỳ kê khai thuế
Nếu kế toán phát hiện ra hóa đơn đang ở trạng thái “Chưa gửi CQT” và thực hiện gửi ngay lập tức trước khi đến hạn nộp tờ khai thuế GTGT của kỳ đó:
- Thực tế quản lý: Cơ quan thuế thường xem đây là hành động khắc phục kịp thời.
- Hậu quả: Thường chỉ bị nhắc nhở hoặc không bị xử phạt vi phạm hành chính, hoặc chỉ bị phạt cảnh cáo (tùy thuộc vào quy định cụ thể của từng cục thuế địa phương và tình tiết giảm nhẹ).
Trường hợp 2: Gửi chậm sau thời hạn quy định – Đối mặt với xử phạt hành chính
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn:
- Hành vi chậm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế sẽ bị phạt tiền.
- Mức phạt căn cứ vào số ngày chậm gửi (từ 1 ngày đến quá hạn quy định). Mức phạt có thể dao động từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng nếu số lượng hóa đơn lớn và thời gian trễ kéo dài.
Trường hợp 3: Cố tình không gửi hoặc bỏ sót – Rủi ro bị ấn định thuế và xử phạt nặng
Đây là trường hợp nguy hiểm nhất. Nếu CQT phát hiện doanh nghiệp có hóa đơn điện tử trạng thái chờ cấp mã hoặc đã ký nhưng “giấu” không gửi lên hệ thống:
- Bị xử phạt nặng về hành vi trốn thuế hoặc vi phạm quy định về hóa đơn.
- Doanh nghiệp bị đánh giá rủi ro cao về thuế.
- Nguy cơ bị cưỡng chế hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
Lời khuyên từ VNPT HKD: Nên gửi ngay khi phát hiện. Càng để lâu, mức phạt càng tăng và rủi ro giải trình càng phức tạp.
Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã xuất nhưng chưa gửi CQT (Từng bước an toàn)
Để xử lý hóa đơn sai sót này một cách chuyên nghiệp và giảm thiểu rủi ro, bạn hãy làm theo quy trình sau:
Bước 1: Kiểm tra ngay trạng thái hóa đơn trên phần mềm bạn đang sử dụng
Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử. Sử dụng bộ lọc tìm kiếm để lọc các hóa đơn có trạng thái:
- Chưa gửi CQT
- Gửi lỗi
- Chờ cấp mã
Bước 2: Thực hiện gửi/gửi bổ sung dữ liệu hóa đơn lên CQT ngay lập tức
Đối với các hóa đơn đã ký nhưng chưa gửi:
- Chọn chức năng “Gửi CQT” hoặc “Chuyển dữ liệu đến CQT” trên phần mềm.
- Đợi hệ thống trả về kết quả “Cấp mã thành công” (đối với hóa đơn có mã) hoặc “Tiếp nhận thành công” (đối với hóa đơn không mã/chuyển bảng tổng hợp).
Bước 3: Xử lý các trường hợp đặc biệt: Hóa đơn trạng thái “chờ cấp mã” hoặc “bị từ chối cấp mã”
- Hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã: Cần xem chi tiết lỗi do CQT trả về (thường do sai định dạng, sai mã số thuế, hoặc chữ ký số hết hạn).
- Cách xử lý: Phải thực hiện hủy hóa đơn điện tử bị lỗi đó theo Điều 19 Nghị định 123, sau đó lập hóa đơn mới thay thế và gửi lại ngay cho CQT.
- Hóa đơn chờ cấp mã quá lâu: Liên hệ ngay với nhà cung cấp phần mềm (VNPT, MISA, Viettel…) để kiểm tra đường truyền.
Bước 4: Lưu trữ hồ sơ, chứng từ giải trình (nếu cần)
Sau khi gửi bổ sung, hãy lưu lại bằng chứng về thời điểm gửi và lý do chậm trễ (ví dụ: sự cố đường truyền, lỗi phần mềm) để làm căn cứ giải trình nếu CQT yêu cầu hoặc có biên bản kiểm tra sau này.
Giải đáp các thắc mắc liên quan thường gặp
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có hợp lệ không?
Trả lời: Có, nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng được phép sử dụng hóa đơn không có mã.
Luật quy định 3 loại hóa đơn điện tử:
- Hóa đơn có mã của CQT.
- Hóa đơn không có mã của CQT (Dành cho các doanh nghiệp lớn lĩnh vực điện, nước, xăng dầu, ngân hàng…).
- Hóa đơn từ máy tính tiền kết nối CQT.
Không phải hóa đơn nào cũng bắt buộc có mã ngay lập tức, nhưng tất cả đều bắt buộc phải chuyển dữ liệu hóa đơn đến CQT (theo bảng tổng hợp hoặc từng lần). Do đó, việc “chưa có mã” không đồng nghĩa hóa đơn vô hiệu, nhưng “không chuyển dữ liệu” là vi phạm.
Hóa đơn đã gửi cho khách hàng nhưng chưa gửi CQT có bị phạt không?
Trả lời: Hóa đơn này vẫn có giá trị với khách hàng (người mua) để ghi nhận chi phí (nếu sau đó người bán hoàn thành việc gửi CQT). Tuy nhiên, người bán sẽ bị phạt hành chính về hành vi chậm chuyển dữ liệu như đã phân tích ở Mục 3.
Cảnh báo quan trọng từ 01/01/2026: Quy định mới về hóa đơn điện tử cho Hộ kinh doanh
Chúng tôi muốn đặc biệt lưu ý đến các Hộ kinh doanh (HKD). Từ ngày 01/01/2026, bối cảnh quản lý thuế đã thay đổi mạnh mẽ.
Dữ liệu hóa đơn là căn cứ trực tiếp để hệ thống thuế tự động lập tờ khai
Theo Điều 13 Luật Quản lý thuế 2025, nếu hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử, hệ thống của Tổng cục Thuế sẽ:
- Tự động tổng hợp doanh thu từ dữ liệu hóa đơn đã gửi.
- Tự động lập dự thảo tờ khai thuế GTGT, TNCN.
- HKD chỉ việc kiểm tra, xác nhận và nộp thuế.
Rủi ro khi không gửi hóa đơn đầy đủ: Bị xem là khai thiếu doanh thu
Nếu bạn xuất hóa đơn cho khách nhưng không gửi lên CQT (tình trạng “đã xuất nhưng chưa gửi CQT”):
- Dữ liệu doanh thu trên hệ thống thuế sẽ thấp hơn thực tế.
- Khi CQT đối soát và phát hiện (qua phản ánh của người mua hoặc thanh tra), bạn sẽ bị quy vào tội trốn thuế, khai thiếu doanh thu.
- Mức phạt và truy thu sẽ rất cao, kèm theo rủi ro bị cưỡng chế thuế.
Hóa đơn điện tử “đã xuất nhưng chưa gửi CQT” có phải là hóa đơn nháp không? Chắc chắn là KHÔNG. Đây là hóa đơn hợp pháp đã được lập và ký số. Việc chưa gửi dữ liệu là hành vi vi phạm nghĩa vụ truyền dữ liệu và có thể bị xử phạt.
Doanh nghiệp và Hộ kinh doanh cần chủ động kiểm tra phần mềm hàng ngày để đảm bảo mọi hóa đơn đã ký đều được cấp mã hoặc chuyển dữ liệu thành công đến CQT. Đừng để một lỗi nhỏ về thao tác dẫn đến những rủi ro pháp lý lớn.
Để tự động hóa 100% quy trình gửi hóa đơn lên Cơ quan Thuế và không bao giờ lo lắng về việc bỏ sót dữ liệu, hãy tìm hiểu và đăng ký dùng thử ngay các giải pháp hóa đơn điện tử thông minh.
Giải pháp kế toán bán hàng VNPT HKD
- Tự động truyền dữ liệu lên CQT ngay khi ký số.
- Cảnh báo thông minh các hóa đơn lỗi, chưa gửi.
- Hotline: 0852 888 108
- Website: vnpthkd.com
