Hóa đơn điện tử không gửi được lên cơ quan thuế là một sự cố kỹ thuật khiến nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh lo lắng về rủi ro pháp lý cũng như các mức phạt hành chính tiềm ẩn. Bài viết này, Giải pháp kế toán bán hàng VNPT HKD, sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và Mẫu công văn giải trình rủi ro hoá đơn điện tử khi không xuất được hoá đơn lên cơ quan thuế chuẩn xác nhất hiện nay. Chúng tôi sẽ giúp bạn tháo gỡ khó khăn, đảm bảo tuân thủ quy định và tránh những hậu quả không mong muốn. Đừng để sự cố kỹ thuật ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn!
Cảnh báo: Rủi ro pháp lý và xử phạt khi Hóa đơn điện tử không gửi được lên cơ quan thuế
Việc chậm trễ hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế có thể dẫn đến việc bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn, đồng thời ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
Các trường hợp phổ biến khiến hóa đơn điện tử không gửi được lên thuế
Không gửi được hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế phải làm sao? Trước tiên, chúng ta cần xác định rõ nguyên nhân. Theo kinh nghiệm hỗ trợ hàng nghìn khách hàng tại VNPT HKD, các trường hợp phổ biến bao gồm:
- Lỗi hệ thống HĐĐT: Sự cố đường truyền internet, lỗi từ phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp, hoặc cổng tiếp nhận của Tổng cục Thuế bị quá tải/bảo trì.
- Vấn đề về Chữ ký số: Chữ ký số (Token) hết hạn, bị khóa, hoặc chưa được cập nhật serial mới lên hệ thống thuế.
- Rủi ro từ người đại diện pháp luật: Đây là trường hợp đặc biệt nghiêm trọng khi người đại diện đang đứng tên cho các doanh nghiệp khác có trạng thái mã số thuế là 03 hoặc 06.
- Sai sót dữ liệu: Hóa đơn chứa các ký tự đặc biệt không hợp lệ, sai cấu trúc XML theo quy định tại Thông tư 78 và Nghị định 123.
Mức phạt và hậu quả pháp lý khi không giải trình kịp thời
Hóa đơn điện tử bị lỗi không gửi được có bị phạt không? Câu trả lời là CÓ nếu doanh nghiệp không có hành động giải trình kịp thời.
Căn cứ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi chậm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế có thể bị phạt tiền:
- Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi chuyển dữ liệu quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc.
- Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi chuyển dữ liệu quá thời hạn từ 06 đến 10 ngày làm việc.
- Từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi chuyển dữ liệu quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên hoặc không chuyển dữ liệu.
Ngoài ra, rủi ro hóa đơn điện tử lớn nhất là việc cơ quan thuế có thể đưa doanh nghiệp vào diện rủi ro cao về thuế, cưỡng chế hóa đơn hoặc yêu cầu giải trình liên tục, gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Giải pháp khẩn cấp: Cách xử lý ngay khi phát hiện HĐĐT không gửi được lên CQT
Khi phát hiện sự cố, doanh nghiệp cần bình tĩnh thực hiện các bước kiểm tra và xử lý kỹ thuật trước khi tiến hành các thủ tục hành chính.
Kiểm tra nguyên nhân: Từ lỗi hệ thống đến vấn đề chữ ký số
Để trả lời cho câu hỏi không gửi được hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế phải làm sao, bạn cần rà soát ngay lập tức:
- Kiểm tra kết nối mạng: Đảm bảo đường truyền internet ổn định.
- Kiểm tra trạng thái CQT: Đăng nhập vào phần mềm HĐĐT, xem trạng thái của hóa đơn là “Mới tạo”, “Đã ký”, “Đang gửi” hay “CQT từ chối”.
- Kiểm tra chữ ký số: Cắm USB Token, kiểm tra thời hạn chứng thư số. Nếu vừa gia hạn, bạn bắt buộc phải làm tờ khai thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) gửi lên thuế.
Các bước khắc phục kỹ thuật ban đầu
Tại VNPT HKD, chúng tôi thường hướng dẫn xử lý khi hóa đơn điện tử không gửi được lên thuế theo quy trình nhanh sau:
- Bước 1: Nếu lỗi do phần mềm hoặc đường truyền (T-VAN), hãy liên hệ ngay hotline hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp (Ví dụ: VNPT HKD – 0852 888 108).
- Bước 2: Nếu hóa đơn bị CQT từ chối cấp mã do sai sót thông tin: Lập biên bản hủy/điều chỉnh và xuất hóa đơn mới thay thế.
- Bước 3: Nếu lỗi do hệ thống CQT bảo trì (có thông báo), doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn và gửi lại ngay khi hệ thống hoạt động trở lại mà không bị phạt (cần lưu lại bằng chứng thông báo bảo trì).
Mẫu công văn giải trình rủi ro HĐĐT không xuất được lên cơ quan thuế: Chìa khóa gỡ vướng
Đây là công cụ quan trọng nhất để doanh nghiệp chứng minh sự minh bạch và tránh các chế tài xử phạt không đáng có.
Tại sao cần nộp công văn giải trình và vai trò của nó?
Cách giải trình khi không xuất được hóa đơn điện tử hiệu quả nhất là thông qua văn bản chính thức. Công văn giải trình đóng vai trò:
- Thông báo chính thức cho cơ quan thuế về sự cố khách quan (bất khả kháng).
- Thể hiện thiện chí tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
- Là căn cứ pháp lý để cơ quan thuế xem xét miễn, giảm phạt hoặc gỡ bỏ trạng thái ngăn chặn sử dụng hóa đơn.
Hướng dẫn chi tiết cách lập công văn giải trình (kèm mẫu chuẩn)
Dưới đây là nội dung cốt lõi cần có trong mẫu công văn giải trình lỗi không gửi được hóa đơn điện tử:
- Quốc hiệu, Tiêu ngữ, Ngày tháng năm.
- Tên văn bản: CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH (V/v: Sự cố không gửi được dữ liệu hóa đơn điện tử ngày…).
- Kính gửi: Chi cục Thuế quản lý trực tiếp.
- Thông tin doanh nghiệp: Tên, MST, Địa chỉ, Người đại diện.
- Nội dung giải trình:
- Mô tả chi tiết sự cố (thời gian, diễn biến lỗi).
- Nguyên nhân (Lỗi phần mềm, lỗi mạng, lỗi CQT, hoặc rủi ro người đại diện).
- Biện pháp đã khắc phục.
- Cam kết: Cam kết thông tin đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Đặc biệt: Xử lý trường hợp người đại diện vướng trạng thái 03-06 (Theo nguồn VNPT HKD)
Trong quá trình hỗ trợ, chúng tôi nhận thấy một lỗi rất nghiêm trọng khiến không xuất được hóa đơn là khi doanh nghiệp gửi mẫu 01 đăng ký sử dụng HĐĐT nhưng bị từ chối do người đại diện pháp luật đang đứng tên cho các DN/HKD khác có trạng thái thuế xấu:
- Trạng thái 03: Người nộp thuế ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục đóng MST.
- Trạng thái 06: Người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
Khi gặp tình huống này, CQT sẽ không phê duyệt cho DN/HKD sử dụng hóa đơn điện tử. Để tháo gỡ, bạn bắt buộc phải nộp công văn cam kết giải trình cụ thể.
Chúng tôi cung cấp link tải mẫu công văn cam kết giải trình chuyên biệt cho trường hợp này để DN/HKD nộp lên CQT:
[TẢI NGAY] Mẫu công văn giải trình rủi ro HĐĐT (Trạng thái 03-06) chuẩn nhất
Link tải: https://vnpthkd.com/wp-content/uploads/2026/02/Mau-cong-van-Giai-trinh-Hoa-don-rui-ro.docx
Quy trình nộp và thời hạn giải trình hóa đơn điện tử
Nắm rõ quy trình và thủ tục giải trình sự cố hóa đơn điện tử sẽ giúp hồ sơ của bạn được chấp nhận nhanh chóng hơn.
Thời hạn nộp công văn giải trình theo quy định hiện hành
Thời hạn nộp công văn giải trình hóa đơn điện tử là bao lâu?
Theo quy định tại Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi xảy ra sự cố, doanh nghiệp cần liên hệ ngay với cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ.
- Đối với sự cố hệ thống: Cần thông báo ngay trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
- Đối với giải trình vi phạm/sai sót: Thường là trong vòng 01-03 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo rà soát của CQT (Mẫu 01/TB-RSĐT).
Thủ tục nộp công văn và các giấy tờ cần thiết
Doanh nghiệp có thể nộp theo 2 cách:
- Nộp trực tuyến (Khuyên dùng): Scan công văn đã ký đóng dấu (định dạng PDF), nộp qua cổng Thuedientu.gdt.gov.vn tại mục “Hồ sơ thuế khác” hoặc gửi kèm Mẫu 04/SS-HĐĐT nếu giải trình sai sót.
- Nộp trực tiếp: Nộp tại bộ phận Một cửa của Chi cục Thuế quản lý.
Hồ sơ bao gồm:
- Công văn giải trình (theo mẫu đã tải ở trên).
- Hình ảnh chụp màn hình báo lỗi (Evidence).
- Biên bản xác nhận sự cố của nhà cung cấp phần mềm (nếu có).
Biên bản giải trình sự cố hóa đơn điện tử: Tầm quan trọng và cách lập
Ngoài công văn, biên bản giải trình sự cố hóa đơn điện tử (thường lập giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm hoặc giữa các bộ phận nội bộ) là bằng chứng quan trọng để chứng minh lỗi không thuộc về chủ quan của người nộp thuế. Biên bản cần ghi rõ thời điểm xảy ra lỗi, mã lỗi kỹ thuật và xác nhận của bộ phận IT/nhà cung cấp.
Lời khuyên từ chuyên gia: Phòng tránh và xử lý hiệu quả các sự cố HĐĐT
Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực giải pháp số, VNPT HKD chia sẻ một số lời khuyên để bạn hạn chế tối đa rủi ro.
Các biện pháp phòng ngừa rủi ro hóa đơn điện tử
- Kiểm tra sức khỏe định kỳ: Thường xuyên kiểm tra tình trạng hoạt động của Chữ ký số, ngày hết hạn để gia hạn kịp thời.
- Rà soát thông tin người đại diện: Trước khi thành lập hoặc thay đổi người đại diện pháp luật, cần tra cứu kỹ xem cá nhân đó có đang vướng mã số thuế cá nhân hoặc liên quan đến các doanh nghiệp bỏ trốn (trạng thái 03, 06) hay không.
- Đào tạo nhân sự: Kế toán cần nắm vững Nghị định 123 và Thông tư 78 để thao tác đúng.
Lựa chọn phần mềm HĐĐT uy tín và hỗ trợ nhanh chóng
Việc lựa chọn một đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín là yếu tố then chốt. Một hệ thống ổn định và đội ngũ hỗ trợ 24/7 sẽ giúp bạn xử lý ngay lập tức khi có sự cố “nghẽn mạng” với Tổng cục Thuế.
Tại VNPT HKD, chúng tôi tự hào cung cấp giải pháp Hóa đơn điện tử VNPT Invoice với hạ tầng mạnh mẽ, bảo mật cao và đội ngũ chuyên gia sẵn sàng hỗ trợ bạn soạn thảo các văn bản giải trình khi gặp vướng mắc pháp lý.
Việc hóa đơn điện tử không gửi được lên cơ quan thuế là sự cố không mong muốn nhưng hoàn toàn có thể xử lý được nếu nắm vững quy trình và có Mẫu công văn giải trình rủi ro hoá đơn điện tử khi không xuất được hoá đơn lên cơ quan thuế chuẩn xác. Nhanh chóng hành động, tuân thủ đúng thời hạn và quy định sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, phạt hành chính, duy trì hoạt động kinh doanh ổn định và hợp pháp.
Tải ngay mẫu công văn giải trình rủi ro HĐĐT chuẩn nhất tại link phía trên để giải quyết vấn đề của bạn! Cần hỗ trợ tư vấn chuyên sâu hoặc gặp khó khăn về trạng thái 03-06? Liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử.
Giải pháp kế toán bán hàng VNPT HKD
- Hotline: 0852 888 108
- Website: vnpthkd.com
