Giải mã sự khác biệt hoá đơn điện tử máy tính tiền mã T và mã M

Giải mã sự khác biệt cốt lõi giữa hóa đơn điện tử có ký tự M và T không chỉ nằm ở tên gọi mà còn ở bản chất và quy trình phát hành. Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ năm 2026, việc nắm rõ hai khái niệm này giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh lựa chọn hình thức phù hợp, đồng thời cập nhật những quy định mới nhất từ cơ quan thuế để vận hành đúng luật và tối ưu hiệu quả kinh doanh. Tại VNPT HKD, chúng tôi nhận thấy nhiều khách hàng vẫn còn nhầm lẫn giữa hai loại hình này, dẫn đến sai sót trong kê khai thuế. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ mọi thắc mắc của bạn.

Phân biệt nhanh hóa đơn điện tử mã M và mã T

Sự khác biệt hoá đơn điện tử máy tính tiền mã T và mã M thực chất nằm ở loại hóa đơn và cách phát hành, không chỉ là ký tự hiển thị trên tờ hóa đơn. Để phân biệt hóa đơn điện tử thông thường và hóa đơn điện tử máy tính tiền, bạn có thể hiểu đơn giản qua quy tắc ký hiệu sau:

• M = Machine (Máy tính tiền): Hóa đơn được xuất ngay lập tức tại quầy thu ngân (POS), phục vụ cho các giao dịch nhanh, liên tục.
• T = Traditional (Truyền thống/Đăng ký thông thường): Hóa đơn điện tử được lập trên phần mềm kế toán hoặc trang web, thường dùng cho các giao dịch B2B hoặc cần quy trình phê duyệt.

Hóa đơn điện tử mã T là gì? (Traditional Registration)

Hóa đơn điện tử mã T là loại hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được đăng ký sử dụng theo phương thức thông thường quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Ký tự “T” nằm ở vị trí thứ 5 trong chuỗi ký hiệu hóa đơn (Ví dụ: 1C26TYY). Đây là hình thức phổ biến nhất mà các doanh nghiệp sản xuất, thương mại B2B, xây dựng… đang sử dụng. Quy trình của hóa đơn mã T thường yêu cầu lập trên phần mềm, ký số đầy đủ và gửi dữ liệu lên cơ quan thuế để cấp mã (đối với hóa đơn có mã) trước khi gửi cho người mua.

Hóa đơn điện tử máy tính tiền mã M là gì? (Machine)

Hóa đơn điện tử máy tính tiền mã M là hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Ký tự “M” nằm ở vị trí thứ 5 trong chuỗi ký hiệu (Ví dụ: 1C26MYY). Đây là giải pháp dành riêng cho các mô hình kinh doanh trực tiếp đến người tiêu dùng (B2C) như nhà hàng, siêu thị, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược…

Trong thực tế, khách hàng thường thắc mắc về các thuật ngữ như Hóa đơn điện tử máy tính tiền mã M1 là gì hay Hóa đơn điện tử máy tính tiền mã M2 là gì. Tại VNPT HKD, chúng tôi giải thích như sau:

• Mã M1: Thực chất là hóa đơn Giá trị gia tăng (Ký hiệu số 1 đầu chuỗi) được khởi tạo từ máy tính tiền (Ký hiệu M). Dành cho các doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.
• Mã M2: Là hóa đơn Bán hàng (Ký hiệu số 2 đầu chuỗi) được khởi tạo từ máy tính tiền (Ký hiệu M). Dành cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc trực tiếp.

Bảng so sánh chi tiết sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử mã T và mã M

Để giúp quý khách hàng có cái nhìn trực quan nhất, chúng tôi đã tổng hợp bảng so sánh dưới đây dựa trên các quy định hiện hành và thực tế triển khai:

Tiêu chí 1: Bản chất và nguồn gốc khởi tạo

Sự khác biệt lớn nhất nằm ở nguồn gốc. Hóa đơn mã M sinh ra từ “hệ sinh thái bán lẻ” (máy POS, phần mềm bán hàng), gắn liền với hành vi thanh toán của người mua. Trong khi đó, hóa đơn mã T sinh ra từ “hệ sinh thái kế toán”, gắn liền với quy trình ghi nhận công nợ và doanh thu định kỳ.

Tiêu chí 2: Thời điểm và cách thức lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn điện tử máy tính tiền là ngay khi kết thúc việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (thời điểm thu tiền). Với mã M, việc xuất hóa đơn diễn ra chỉ trong vài giây, khách hàng có thể nhận hóa đơn qua Zalo, Email hoặc quét mã QR ngay tại quầy. Ngược lại, hóa đơn mã T thường có độ trễ nhất định do quy trình kế toán.

Tiêu chí 3: Yêu cầu về chữ ký số

Nhiều khách hàng hỏi chúng tôi: Hóa đơn điện tử máy tính tiền có cần chữ ký số không? Câu trả lời là: Hóa đơn mã M có cơ chế linh hoạt hơn. Theo quy định, người bán có thể sử dụng chữ ký số để ký trên từng hóa đơn hoặc ký trên dữ liệu tổng hợp gửi cơ quan thuế, tùy thuộc vào giải pháp kỹ thuật, giúp giảm tải áp lực xử lý cho hệ thống bán hàng giờ cao điểm.

Tiêu chí 4: Đối tượng sử dụng phù hợp

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử máy tính tiền (Mã M) tập trung vào nhóm ngành nghề cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng, bao gồm:

• Trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng.
• Dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn.
• Bán lẻ thuốc tân dược.
• Dịch vụ vui chơi giải trí, vé tham quan, vé cầu đường.
• Kinh doanh vàng bạc đá quý.

Tiêu chí 5: Tốc độ phát hành và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế

Hóa đơn mã M ưu tiên tốc độ để không làm gián đoạn quy trình bán hàng. Dữ liệu được truyền về cơ quan thuế theo lộ trình kết nối liên tục hoặc định kỳ trong ngày. Hóa đơn mã T (đặc biệt là loại có mã của CQT) yêu cầu phải gửi dữ liệu lên CQT để được cấp mã trước khi trả cho người mua, quy trình này tuy nhanh nhưng vẫn chậm hơn so với in trực tiếp từ POS.

Tiêu chí 6: Mục tiêu quản lý của cơ quan thuế

Mã M ra đời nhằm lấp đầy “lỗ hổng” quản lý thuế trong giao dịch tiền mặt. Tổng cục Thuế đẩy mạnh mã M để đảm bảo minh bạch doanh thu, đặc biệt là với Hộ kinh doanh và chuỗi bán lẻ, nơi dòng tiền mặt lưu thông lớn và khó kiểm soát.

Lợi ích vượt trội khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (Mã M)

Chuyển đổi sang hóa đơn mã M không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn mang lại nhiều giá trị thực tiễn. Dưới đây là những lợi ích khi dùng hóa đơn điện tử máy tính tiền mà chúng tôi ghi nhận từ khách hàng:

Minh bạch doanh thu, chống thất thu thuế hiệu quả

Việc kết nối dữ liệu trực tiếp giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh quản lý dòng tiền chính xác. Chủ doanh nghiệp có thể giám sát doanh thu theo thời gian thực, hạn chế tối đa tình trạng nhân viên gian lận hoặc thất thoát hàng hóa.

Tối ưu hóa quy trình bán hàng, xuất hóa đơn tức thì

Không còn cảnh khách hàng phải chờ đợi kế toán viết hóa đơn hay gửi email sau. Với mã M, hóa đơn được in ra cùng lúc với phiếu tính tiền (bill), giúp quy trình thanh toán diễn ra mượt mà, chuyên nghiệp.

Nâng cao trải nghiệm và sự tin tưởng của khách hàng

Khách hàng ngày nay rất quan tâm đến tính pháp lý. Việc nhận được hóa đơn đỏ (GTGT) ngay khi mua hàng giúp họ an tâm về nguồn gốc sản phẩm và dễ dàng bảo hành, đổi trả. Hóa đơn mã M cũng giúp người mua dễ dàng tham gia chương trình “Hóa đơn may mắn” do ngành thuế tổ chức.

Đơn giản hóa công tác kê khai và quyết toán thuế

Hệ thống phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn máy tính tiền giúp tự động tổng hợp dữ liệu kê khai thuế. Kế toán không cần nhập liệu thủ công lại từ các bill bán lẻ, giảm thiểu sai sót số học và tiết kiệm hàng giờ làm việc mỗi kỳ báo cáo.

Quy định pháp lý quan trọng về hóa đơn điện tử máy tính tiền

Để tránh bị xử phạt, doanh nghiệp cần nắm vững các văn bản pháp luật như Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và các quy định mới nhất.

Đối tượng nào bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

Theo lộ trình của Tổng cục Thuế, nhóm đối tượng ưu tiên triển khai và tiến tới bắt buộc 100% bao gồm các doanh nghiệp, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (ngành ăn uống, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ…).

Cập nhật quy định mới theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC

Các văn bản này quy định rõ về định dạng, ký hiệu (Mã M), và trách nhiệm truyền dữ liệu. Đặc biệt, Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử máy tính tiền bao gồm:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.
• Thông tin người mua (nếu người mua yêu cầu).
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, thành tiền.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế (được cấp tự động theo dải ký tự).

Quy định mới về hóa đơn điện tử máy tính tiền Nghị định 70

Bước sang năm 2026, chúng ta cần đặc biệt lưu ý đến Quy định mới về hóa đơn điện tử máy tính tiền Nghị định 70/2025/NĐ-CP (Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều liên quan đến quản lý thuế và hóa đơn). Theo đó, phạm vi áp dụng hóa đơn máy tính tiền đã được mở rộng và thắt chặt hơn về tiêu chuẩn kỹ thuật kết nối dữ liệu. Nghị định này nhấn mạnh việc xử phạt nghiêm các hành vi bán hàng không xuất hóa đơn từ máy tính tiền đối với các ngành hàng trọng điểm. Doanh nghiệp cần cập nhật ngay hệ thống máy POS và phần mềm để đáp ứng chuẩn dữ liệu mới này.

Giải đáp: Hóa đơn điện tử máy tính tiền có cần chữ ký số không?

Như đã đề cập, hóa đơn máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số tại thời điểm xuất cho khách hàng nếu giải pháp kỹ thuật đáp ứng việc ký số trên dữ liệu tổng hợp gửi cơ quan thuế (theo Điều 11 Thông tư 78). Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý cao nhất và quản lý nội bộ, VNPT HKD khuyến nghị khách hàng nên sử dụng giải pháp có tích hợp chữ ký số tự động tốc độ cao (HSM).

Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử máy tính tiền không quá phức tạp nếu bạn thực hiện đúng quy trình:

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp uy tín

Đây là bước quan trọng nhất. Bạn cần một đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử (T-VAN) có khả năng kết nối tốt với hệ thống của Tổng cục Thuế và hỗ trợ kỹ thuật 24/7.

Bước 2: Chuẩn bị thiết bị cần thiết (Máy POS, phần mềm…)

Đảm bảo bạn có hạ tầng internet ổn định, máy tính hoặc máy POS cầm tay và phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp chức năng xuất hóa đơn điện tử mã M.

Bước 3: Thực hiện đăng ký với cơ quan thuế qua nhà cung cấp

Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123), tích vào ô “Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền”. Sau khi cơ quan thuế chấp nhận (thường trong vòng 1 ngày làm việc), bạn có thể bắt đầu phát hành hóa đơn.

Việc phân biệt rõ ràng sự khác biệt hoá đơn điện tử máy tính tiền mã T và mã M là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định và tối ưu vận hành. Trong đó, hóa đơn mã M khởi tạo từ máy tính tiền đang là xu thế tất yếu cho ngành bán lẻ và dịch vụ, mang lại lợi ích về tốc độ, sự minh bạch và hiệu quả quản lý, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số của ngành thuế. Đừng để sự nhầm lẫn về ký hiệu làm ảnh hưởng đến công tác kê khai thuế của bạn.

Nếu bạn là hộ kinh doanh hay doanh nghiệp bán lẻ, việc chuyển đổi sang hóa đơn mã M không chỉ là tuân thủ Nghị định 123 hay Nghị định 70/2025/NĐ-CP, mà còn là bước đi thông minh để chuyên nghiệp hóa hình ảnh trong mắt khách hàng.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí giải pháp hóa đơn điện tử từ máy tính tiền phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của bạn!

Thông tin liên hệ tư vấn:

• Hotline: 0852 888 108
• Website: vnpthkd.com