Nhiều hộ kinh doanh thường mặc định rằng nếu doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế (dưới 100 triệu đồng/năm) thì không cần quan tâm đến sổ sách hay chứng từ. Tuy nhiên, đây là một hiểu lầm tai hại! Việc ghi sổ kế toán đầy đủ, ngay cả khi không phải nộp thuế nhưng vẫn phải ghi sổ – lợi ích thật sự là gì? Câu trả lời không chỉ dừng lại ở việc tuân thủ quy định pháp luật. Đó còn là “chìa khóa vàng” mở ra cơ hội quản trị tài chính minh bạch và phát triển bền vững mà bạn không ngờ tới.
Bài viết dưới đây, với kinh nghiệm tư vấn cho hàng ngàn hộ kinh doanh tại VNPT HKD, chúng tôi sẽ giúp bạn giải mã tường tận vấn đề này.
Lầm tưởng phổ biến: “Không nộp thuế thì không cần ghi sổ” – Sự thật là gì?
Sự thật là: Dù bạn thuộc đối tượng miễn thuế, việc ghi chép sổ sách kế toán vẫn là nghĩa vụ bắt buộc để chứng minh con số doanh thu thực tế với cơ quan chức năng.
Rất nhiều chủ hộ kinh doanh cho rằng chỉ khi nào phải đóng thuế mới cần làm sổ sách. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật hiện hành, nghĩa vụ thuế và nghĩa vụ kế toán là hai phạm trù khác nhau. Việc bạn không phải nộp thuế GTGT hay TNCN là do doanh thu chưa đạt mức quy định, nhưng để xác định chính xác mức doanh thu đó, bạn buộc phải có hệ thống sổ kế toán ghi chép rõ ràng.
Nếu không ghi sổ, cơ quan thuế sẽ không có cơ sở để xác định doanh thu thực tế của bạn. Khi đó, họ có quyền ấn định thuế dựa trên mức doanh thu khoán của các hộ kinh doanh cùng ngành nghề, quy mô tại địa phương. Mức ấn định này đôi khi có thể cao hơn thực tế kinh doanh của bạn rất nhiều.
Đối tượng nào không phải nộp thuế nhưng vẫn phải ghi sổ kế toán?
Câu trả lời: Tất cả các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai hoặc phương pháp khoán (kể cả khi doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm) đều cần thực hiện chế độ kế toán phù hợp.
Cụ thể, nhóm đối tượng này bao gồm:
- Hộ kinh doanh quy mô nhỏ và vừa.
- Hộ kinh doanh quy mô siêu nhỏ.
- Các cá nhân kinh doanh tự do có đăng ký kinh doanh.
Đặc biệt, với những hộ có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm (ngưỡng không chịu thuế GTGT và TNCN), việc ghi sổ là bằng chứng duy nhất và hợp pháp nhất để bảo vệ quyền lợi miễn thuế của mình trước cơ quan thuế.
Căn cứ pháp lý: Quy định mới tại Thông tư 88/2021/TT-BTC nói gì?
Quy định cốt lõi: Thông tư 88/2021/TT-BTC là văn bản pháp lý quan trọng nhất hiện nay hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, thay thế cho Quyết định 169 trước đây.
Theo Thông tư này, việc ghi sổ kế toán đã được đơn giản hóa rất nhiều để phù hợp với trình độ quản lý của hộ kinh doanh. Tuy nhiên, tính bắt buộc vẫn được đề cao. Nhà nước yêu cầu hộ kinh doanh phải mở sổ, ghi chép, lưu trữ chứng từ kế toán để theo dõi hoạt động kinh doanh, xác định nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác.
Lợi ích thật sự của việc ghi sổ kế toán: Không chỉ là nghĩa vụ!
Khi đặt câu hỏi: “Không phải nộp thuế nhưng vẫn phải ghi sổ – lợi ích thật sự là gì?“, chúng tôi muốn bạn nhìn nhận vấn đề ở góc độ quản trị doanh nghiệp thay vì chỉ là đối phó. Dưới đây là những lợi ích thiết thực:
Nắm rõ “sức khỏe” tài chính, nói không với kinh doanh “mù mờ”
Lợi ích: Giúp chủ hộ kinh doanh biết chính xác lời – lỗ từng ngày, từng tháng thay vì chỉ ước lượng cảm tính.
Nhiều hộ kinh doanh buôn bán rất đông khách nhưng cuối năm tổng kết lại chẳng thấy tiền đâu. Lý do là vì không ghi sổ, bạn không kiểm soát được các khoản chi li ti hằng ngày hoặc hàng tồn kho bị thất thoát. Ghi sổ kế toán giúp bạn có cái nhìn tổng quan về doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Từ đó, bạn biết được mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào tồn kho lâu để điều chỉnh chiến lược kinh doanh kịp thời.
Xây dựng uy tín: “Tấm vé thông hành” để vay vốn ngân hàng, kêu gọi đầu tư
Lợi ích: Sổ sách kế toán minh bạch là bằng chứng thép về năng lực tài chính khi bạn cần huy động vốn.
Khi bạn muốn mở rộng quy mô và cần vay vốn ngân hàng, điều đầu tiên họ yêu cầu là chứng minh thu nhập. Một cuốn sổ ghi chép tay sơ sài sẽ không có giá trị pháp lý cao. Ngược lại, hệ thống sổ sách kế toán tuân thủ Thông tư 88, hoặc dữ liệu xuất từ phần mềm kế toán uy tín sẽ tạo niềm tin rất lớn cho ngân hàng và các đối tác, nhà đầu tư.
Kiểm soát dòng tiền, chống thất thoát và tối ưu hóa chi phí hiệu quả
Lợi ích: Giúp phát hiện ngay lập tức các khoản chi bất hợp lý hoặc sự thâm hụt tiền mặt, hàng hóa.
Việc ghi chép chi tiết vào sổ quỹ tiền mặt hay sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giúp bạn quản lý chặt chẽ tài sản. Tại VNPT HKD, chúng tôi thường thấy các hộ kinh doanh giảm được từ 10-15% chi phí lãng phí chỉ sau 3 tháng thực hiện ghi sổ bài bản. Bạn sẽ biết được tiền của mình đang “chảy” đi đâu và làm sao để giữ lại lợi nhuận tối đa.
An tâm kinh doanh: Bằng chứng minh bạch khi cơ quan thuế kiểm tra
Lợi ích: Tránh bị xử phạt hành chính và rủi ro bị ấn định thuế cao.
Đây là lợi ích sát sườn nhất. Khi cơ quan thuế kiểm tra, nếu bạn đưa ra được hệ thống sổ sách chứng minh doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế một cách rõ ràng, minh bạch, bạn sẽ hoàn toàn yên tâm. Ngược lại, sự thiếu hụt chứng từ kế toán sẽ dẫn đến các rủi ro pháp lý, bị phạt tiền vì hành vi không chấp hành chế độ kế toán, thậm chí bị truy thu thuế.
Nền tảng vững chắc để dễ dàng chuyển đổi lên doanh nghiệp trong tương lai
Lợi ích: Tạo thói quen quản trị chuyên nghiệp, giúp quá trình chuyển đổi mô hình kinh doanh diễn ra mượt mà.
Hộ kinh doanh chỉ là bước khởi đầu. Khi phát triển lớn mạnh, bạn sẽ muốn chuyển đổi lên mô hình doanh nghiệp (công ty) để tận hưởng các ưu đãi thuế và vị thế pháp lý. Việc làm quen với hạch toán, báo cáo tài chính ngay từ bây giờ sẽ giúp bạn không bị bỡ ngỡ và xây dựng được bộ máy quản lý tài chính vững chắc cho tương lai.
Hướng dẫn ghi sổ kế toán cho hộ kinh doanh dưới ngưỡng chịu thuế: Đơn giản và hiệu quả
Cần chuẩn bị những loại sổ sách, chứng từ cơ bản nào?
Hướng dẫn: Theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh cần quan tâm đến 7 mẫu sổ cơ bản. Tuy nhiên, tùy vào ngành nghề và nhu cầu quản lý, bạn có thể lựa chọn các loại sổ phù hợp nhất.
Dưới đây là các loại sổ quan trọng mà hầu hết hộ kinh doanh đều cần:
| Tên Sổ Kế Toán | Mục Đích Sử Dụng Chính |
|---|---|
| Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | Theo dõi doanh thu để xác định nghĩa vụ thuế (quan trọng nhất). |
| Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa | Quản lý nhập – xuất – tồn kho, tránh thất thoát hàng hóa. |
| Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh | Tập hợp các khoản chi phí phát sinh (điện, nước, nhân công…). |
| Sổ quỹ tiền mặt | Theo dõi dòng tiền mặt thu vào, chi ra thực tế. |
| Sổ tiền gửi ngân hàng | Theo dõi biến động số dư tài khoản ngân hàng kinh doanh. |
Các phương pháp ghi sổ phổ biến: Từ Excel đến phần mềm kế toán đơn giản
Lựa chọn: Bạn có thể ghi sổ tay, dùng Excel hoặc sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng cho hộ kinh doanh.
- Ghi sổ tay: Phù hợp với hộ kinh doanh rất nhỏ, ít giao dịch. Tuy nhiên, cách này dễ sai sót, khó tra cứu và bảo quản.
- Sử dụng Excel: Linh hoạt, miễn phí nhưng đòi hỏi người dùng phải có kiến thức về hàm tính toán và nghiệp vụ kế toán cơ bản để thiết lập công thức.
- Phần mềm kế toán hộ kinh doanh: Đây là xu hướng hiện đại. Các phần mềm như VNPT HKD được thiết kế bám sát Thông tư 88, tự động tính toán, kết xuất báo cáo và hỗ trợ kê khai thuế điện tử. Chi phí hiện nay rất hợp lý và giúp tiết kiệm thời gian tối đa.
Một số lưu ý quan trọng để tránh sai sót không đáng có
- Ghi chép kịp thời: Phát sinh giao dịch nào cần ghi ngay vào sổ, tránh để dồn cuối tháng mới ghi sẽ dễ quên hoặc nhầm lẫn.
- Lưu trữ chứng từ: Mọi số liệu ghi trong sổ đều phải có chứng từ kế toán (hóa đơn mua vào, hóa đơn bán ra, phiếu thu, phiếu chi…) đi kèm để chứng minh.
- Tách bạch tài chính: Tuyệt đối không chi tiêu cá nhân lẫn lộn với tiền kinh doanh. Đây là lỗi phổ biến nhất khiến việc ghi sổ mất đi tính chính xác.
Tóm lại, việc ghi sổ kế toán khi chưa đến ngưỡng nộp thuế không phải là gánh nặng mà là một sự đầu tư thông minh.
Nó giúp bạn từ một người kinh doanh tự phát trở thành một nhà quản lý thực thụ, nắm vững tài chính, tạo đà cho sự phát triển bền vững và tránh xa các rủi ro pháp lý không cần thiết. Hy vọng bài viết đã giải đáp thỏa đáng câu hỏi “Không phải nộp thuế nhưng vẫn phải ghi sổ – lợi ích thật sự là gì?” cho bạn.
Bạn vẫn còn băn khoăn về cách thực hiện hay đang tìm kiếm một công cụ hỗ trợ ghi sổ đơn giản? Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí về giải pháp kế toán hiệu quả nhất cho hộ kinh doanh của bạn!
Thông tin liên hệ tư vấn:
- Hotline: 0852 888 108
- Website: vnpthkd.com
