Bạn là hộ kinh doanh và đang “đau đầu” với việc chuyển đổi từ thuế khoán sang phương pháp thuế kê khai? Đừng lo lắng, bước đầu tiên và quan trọng nhất chính là kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ để làm số dư đầu kỳ cho năm tài chính mới. Bài viết này sẽ cung cấp ngay cho bạn mẫu kiểm kê hàng tồn kho cho hộ kinh doanh (file Excel) mới nhất 2025, kèm theo hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu để bạn hoàn thành công việc này một cách chính xác và nhanh chóng nhất.
Tại sao biên bản kiểm kê hàng tồn kho là “tấm vé thông hành” bắt buộc khi hộ kinh doanh chuyển đổi sang thuế kê khai?
Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là chứng từ pháp lý duy nhất xác nhận giá trị tài sản thực tế của hộ kinh doanh tại thời điểm chuyển giao, làm cơ sở để ghi nhận chi phí đầu vào hợp lý cho kỳ kế toán tiếp theo.
Việc chuyển đổi từ phương pháp khoán (nộp thuế trên doanh thu ấn định) sang phương pháp kê khai (nộp thuế dựa trên chứng từ sổ sách thực tế) đòi hỏi sự minh bạch tuyệt đối về số liệu. Dưới đây là 3 lý do cốt tử khiến bạn không thể bỏ qua bước này:
Xác định đúng giá trị hàng tồn kho đầu kỳ để tính giá vốn
Khi chuyển sang phương pháp kê khai, thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) và Giá trị gia tăng (GTGT) sẽ được tính dựa trên doanh thu và chi phí thực tế. Nếu không có mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho chốt số liệu tại thời điểm chuyển đổi, số dư hàng hóa đầu kỳ của bạn sẽ bằng 0.
Điều này cực kỳ nguy hiểm vì khi bạn bán hàng ra, bạn sẽ không có giá trị hàng mua vào tương ứng để ghi nhận giá vốn. Hậu quả là lợi nhuận trên sổ sách sẽ tăng vọt một cách ảo (do không trừ giá vốn), dẫn đến số tiền thuế phải nộp tăng lên rất nhiều so với thực tế.
Là căn cứ pháp lý quan trọng khi cơ quan thuế kiểm tra
Trong quá trình hoạt động sau này, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình về nguồn gốc hàng hóa. Biên bản kiểm kê hàng tồn kho của hộ kinh doanh được lập tại thời điểm chuyển đổi, có xác nhận của chủ hộ (và có thể là cán bộ thuế quản lý địa bàn nếu được yêu cầu) sẽ là “lá chắn” bảo vệ bạn. Nó chứng minh số lượng hàng hóa này đã tồn tại từ trước khi áp dụng chế độ sổ sách mới, giúp bạn tránh các rủi ro bị ấn định thuế hoặc phạt vi phạm hành chính.
Giúp chủ kinh doanh nắm rõ tình hình tài sản, hàng hóa thực tế
Nhiều hộ kinh doanh buôn bán theo thói quen, ít khi kiểm đếm kho bãi chính xác. Thời điểm chuyển đổi thuế là cơ hội “vàng” để bạn rà soát lại toàn bộ tài sản. Việc sử dụng mẫu kiểm kê hàng tồn kho mới nhất giúp bạn phát hiện hàng hư hỏng, hàng lỗi thời, hàng bán chậm để có kế hoạch thanh lý, thu hồi vốn trước khi bắt đầu một chu kỳ kinh doanh chuyên nghiệp hơn.
Download ngay mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho 2025 cho hộ kinh doanh (file Excel)
Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, mẫu biểu chuẩn nhất cần sử dụng là Mẫu số 05-VT ban hành kèm theo Thông tư 88/2021/TT-BTC.
Chúng tôi hiểu rằng việc tự thiết kế bảng biểu trên Excel có thể gây khó khăn cho nhiều chủ hộ. Vì vậy, VNPT HKD đã chuẩn bị sẵn các file mẫu chuẩn chỉnh để bạn tải về và sử dụng ngay.
Mẫu số 05-VT theo Thông tư 88/2021/TT-BTC chuẩn nhất
Khác với doanh nghiệp, hộ kinh doanh áp dụng chế độ kế toán đơn giản hơn theo Thông tư 88. Mẫu bảng kê hàng tồn kho (cụ thể là Bảng kê chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa) được thiết kế tinh gọn, tập trung vào các yếu tố: Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá và Thành tiền. Bạn không nên sử dụng các mẫu quá phức tạp dành cho tập đoàn lớn để tránh rối rắm không cần thiết.
Link tải trực tiếp (Google Sheet & Excel) và hình ảnh xem trước
Để thuận tiện cho công việc, bạn có thể download mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho định dạng Excel ngay dưới đây. File đã được thiết lập sẵn công thức tính toán tự động:
| STT | Tên nhãn hiệu, quy cách vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A | B | C | 1 | 2 | 3=1×2 | D |
| 1 | Áo thun nam Cotton size L | Cái | 100 | 50.000 | 5.000.000 | |
| 2 | Quần Jean nữ mẫu mới 2025 | Cái | 50 | 120.000 | 6.000.000 | |
| … | … | … | … | … | … | … |
| Cộng | 11.000.000 |
Lưu ý: Đây là mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho 2025 được cập nhật mới nhất, phù hợp với quy định hiện hành.
Hướng dẫn chi tiết cách điền mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho excel ai cũng làm được
Để đảm bảo tính hợp lệ, bạn cần điền đầy đủ thông tin vào 3 phần chính: Thông tin chung về hộ kinh doanh, Bảng kê chi tiết hàng hóa và Phần xác nhận chữ ký.
Tại VNPT HKD, chúng tôi thường xuyên nhận được câu hỏi về cách điền các cột sao cho đúng. Dưới đây là hướng dẫn cầm tay chỉ việc:
Phần thông tin chung: Ghi gì cho đúng?
Phần đầu của mẫu kiểm kê hàng tồn kho excel cần ghi rõ:
- Tên hộ kinh doanh: Ghi đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
- Mã số thuế: Điền chính xác MST của hộ kinh doanh hoặc MST cá nhân của chủ hộ (nếu dùng chung).
- Địa chỉ: Ghi địa chỉ đăng ký kinh doanh.
- Ngày… tháng… năm…: Đây là ngày bạn thực hiện chốt số liệu (thường là ngày cuối cùng của năm cũ hoặc ngày liền kề trước khi bắt đầu kỳ kê khai thuế mới).
Bảng kê chi tiết hàng tồn kho: Các cột cần điền và ý nghĩa
Đây là phần quan trọng nhất trong mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho excel thông tư 200 (đối với DN) hay Thông tư 88 (đối với HKD). Bạn cần lưu ý:
- Cột A, B (STT, Tên hàng hóa): Liệt kê chi tiết từng mã hàng. Nên ghi rõ quy cách, phẩm chất (ví dụ: Gạo ST25, Sắt phi 10…) để dễ quản lý.
- Cột C (Đơn vị tính): Ghi rõ là cái, chiếc, kg, mét, thùng…
- Cột 1 (Số lượng): Đây là số lượng thực tế đếm được tại kho.
- Cột 2 (Đơn giá):
- Đối với hàng hóa có hóa đơn chứng từ đầy đủ: Ghi theo giá mua vào trên hóa đơn.
- Đối với hàng tồn kho từ giai đoạn khoán (thường không có hóa đơn đầu vào): Bạn cần xác định giá trị hợp lý (giá thị trường tại thời điểm kiểm kê) hoặc giá gốc ước tính một cách trung thực nhất. Lưu ý: Việc xác định giá này cần thận trọng để tránh bị cơ quan thuế ấn định lại sau này.
- Cột 3 (Thành tiền): Công thức = Số lượng x Đơn giá.
Phần chữ ký: Những ai bắt buộc phải ký tên trong biên bản?
Một mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho 2025 cho hộ kinh doanh chỉ có giá trị khi có đủ chữ ký:
- Người lập biểu: Nhân viên kế toán hoặc người được giao nhiệm vụ kiểm đếm.
- Chủ hộ kinh doanh: Ký, ghi rõ họ tên (có thể đóng dấu vuông nếu có).
- Chữ ký xác nhận này thể hiện trách nhiệm giải trình của chủ hộ đối với tính trung thực của số liệu kê khai.
Những lưu ý “vàng” giúp bạn tránh sai sót khi kiểm kê và lập biên bản
Thời điểm kiểm kê lý tưởng nhất là cuối ngày làm việc cuối cùng của năm dương lịch hoặc ngay trước ngày bắt đầu áp dụng phương pháp kê khai.
Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng nghìn hộ kinh doanh chuyển đổi số, VNPT HKD nhận thấy nhiều chủ hộ thường gặp rắc rối vì những lỗi nhỏ sau đây:
Thời điểm kiểm kê nào là hợp lý nhất?
Bạn không nên kiểm kê quá sớm hoặc quá muộn so với thời điểm chuyển đổi. Ví dụ, nếu bạn bắt đầu nộp thuế kê khai từ ngày 01/01/2025, thì mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho 2025 phải được lập vào ngày 31/12/2024. Nếu lập vào ngày 15/12/2024, số liệu sẽ bị lệch do các giao dịch mua bán phát sinh trong 2 tuần cuối tháng.
Cách xử lý khi có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế
Trong quá trình kiểm đếm, việc chênh lệch là khó tránh khỏi (thừa hoặc thiếu so với trí nhớ hoặc sổ tay ghi chép cũ).
- Nếu thừa: Cần ghi nhận bổ sung vào danh sách để tận dụng giá vốn.
- Nếu thiếu: Cần xác định nguyên nhân (mất mát, hư hỏng) để có biên bản xử lý riêng, tránh ghi khống số liệu vào bảng kê.
Phân biệt rõ mẫu cho hộ kinh doanh (TT88) và doanh nghiệp (TT200)
Rất nhiều chủ hộ tải nhầm mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho excel thông tư 200. Đây là mẫu dành cho doanh nghiệp lớn với hệ thống tài khoản kế toán phức tạp (Nợ/Có).
Hộ kinh doanh chỉ cần sử dụng mẫu theo Thông tư 88/2021/TT-BTC như chúng tôi đã cung cấp ở trên. Việc sử dụng sai mẫu không chỉ gây khó khăn khi điền thông tin mà còn có thể bị cơ quan thuế yêu cầu làm lại, gây mất thời gian.
Việc lập mẫu kiểm kê hàng tồn kho cho hộ kinh doanh khi chuyển đổi phương pháp tính thuế không hề phức tạp nếu bạn hiểu rõ bản chất và có trong tay công cụ phù hợp. Đây là bước đệm vững chắc giúp bạn minh bạch hóa tài chính, tối ưu chi phí thuế và quản lý cửa hàng hiệu quả hơn.
Với mẫu biểu và hướng dẫn chi tiết trong bài, hy vọng các chủ hộ kinh doanh có thể tự tin hoàn thành công việc quan trọng này, tạo một khởi đầu thuận lợi cho kỳ kế toán mới theo phương pháp kê khai. Nếu bạn gặp khó khăn trong công tác kế toán hoặc cần phần mềm hỗ trợ kê khai thuế tự động, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.
Thông tin liên hệ tư vấn:
Hotline: 0852 888 108
Website: vnpthkd.com
Tải ngay Mẫu kiểm kê hàng tồn kho Excel miễn phí ở phần trên để bắt đầu công việc của bạn ngay hôm nay!
