Kinh doanh cửa hàng vật liệu xây dựng hiện nay đang đối mặt với vô vàn thách thức, từ việc quản lý kho bãi với hàng ngàn mã sản phẩm như sắt thép, gạch đá, ốp lát với đơn vị tính phức tạp, cho đến áp lực theo dõi công nợ và các quy định khắt khe về thuế. Phần mềm bán hàng kê khai thuế cho ngành vật liệu xây dựng – VNPT HKD ra đời như một giải pháp toàn diện, giúp tự động hóa quy trình, quản lý doanh thu, khách hàng hiệu quả và đặc biệt là đáp ứng đầy đủ yêu cầu kê khai thuế theo Thông tư 88, mang lại sự chuyên nghiệp và an tâm tuyệt đối cho chủ hộ kinh doanh.
Những khó khăn “không tên” khi quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng theo cách thủ công
Việc quản lý thủ công hoặc sử dụng các công cụ rời rạc khiến chủ cửa hàng vật liệu xây dựng dễ gặp sai sót trong quy đổi đơn vị hàng hóa, thất thoát kho bãi và gặp rủi ro cao về tính pháp lý khi kê khai thuế.
Trong quá trình tư vấn triển khai giải pháp cho hàng ngàn hộ kinh doanh, chúng tôi tại vnpthkd.com nhận thấy rằng ngành vật liệu xây dựng có những đặc thù rất riêng mà các phần mềm bán hàng đại trà hoặc phương pháp ghi chép sổ sách truyền thống khó có thể đáp ứng trọn vẹn.
Thất thoát hàng hóa do quản lý tồn kho phức tạp: từ cây sắt, viên gạch đến mét gạch ốp lát
Ngành vật liệu xây dựng (VLXD) là một trong những ngành có hệ thống đơn vị tính phức tạp nhất. Ví dụ, khi nhập sắt thép, bạn có thể nhập theo cân (kg) hoặc theo bó, nhưng khi bán ra lại bán theo cây hoặc theo mét. Tương tự, bán gạch hay gạch ốp lát thường nhập theo thùng hoặc pallet nhưng lại báo giá và bán cho khách theo mét vuông (m2).
Việc quản lý bằng sổ sách hay Excel khiến việc quy đổi này trở thành “cơn ác mộng”. Chỉ cần nhân viên nhầm lẫn một hệ số quy đổi, số liệu tồn kho thực tế và trên sổ sách sẽ lệch nhau ngay lập tức. Điều này dẫn đến tình trạng không biết chính xác trong kho còn bao nhiêu hàng để tư vấn cho khách, gây thất thoát tài sản lớn mà chủ cửa hàng không hề hay biết.
Sai sót và chậm trễ trong việc theo dõi, đối soát và thu hồi công nợ khách hàng, nhà cung cấp
Đặc thù của ngành VLXD là bán hàng cho các công trình, thầu thợ nên việc phát sinh công nợ là điều không thể tránh khỏi. Khách hàng thường mua hàng nhiều lần trong tháng nhưng chỉ thanh toán “cuốn chiếu” hoặc thanh toán vào cuối công trình.
Nếu quản lý thủ công, việc lục lại từng hóa đơn lẻ để cộng nợ rất mất thời gian và dễ sai sót. Nhiều chủ cửa hàng từng chia sẻ với chúng tôi rằng họ đã mất những khoản tiền lớn chỉ vì quên ghi chép một vài chuyến xe chở cát đá, hoặc không có bằng chứng đối soát rõ ràng khi khách hàng thắc mắc. So với các giải pháp cũ như phần mềm Phú Lợi hay file Excel tự tạo, nhu cầu về một hệ thống tự động cảnh báo nợ xấu là vô cùng cấp thiết.
Rủi ro pháp lý và áp lực thời gian với việc kê khai thuế thủ công trên Excel
Theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai bắt buộc phải thực hiện chế độ kế toán, chứng từ đầy đủ. Việc sử dụng Excel rời rạc không chỉ tốn công sức nhập liệu mà còn tiềm ẩn rủi ro sai lệch số liệu so với hóa đơn điện tử đã xuất. Cơ quan thuế hiện nay yêu cầu sự minh bạch và đồng bộ dữ liệu cao. Một sai sót nhỏ trong việc tính toán doanh thu hay chi phí đầu vào cũng có thể dẫn đến việc bị ấn định thuế hoặc phạt hành chính, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và tài chính của cửa hàng.
Khó khăn trong việc nắm bắt tức thời doanh thu, lợi nhuận để ra quyết định kinh doanh
Chủ cửa hàng thường quá bận rộn với việc vận hành hàng ngày mà quên mất bức tranh tài chính tổng thể. Cuối tháng, việc tổng hợp doanh thu, trừ đi giá vốn và chi phí vận hành để ra con số lợi nhuận thực tế trên máy tính thường mất cả vài ngày. Sự chậm trễ này khiến chủ kinh doanh không biết mặt hàng nào (ví dụ: thiết bị vệ sinh hay nội thất) đang bán chạy để nhập thêm, hay mặt hàng nào tồn kho quá lâu cần xả hàng cắt lỗ.
VNPT HKD – Giải pháp quản lý bán hàng và kê khai thuế chuyên biệt cho ngành vật liệu xây dựng
VNPT HKD là hệ sinh thái số toàn diện giúp chủ cửa hàng vật liệu xây dựng giải quyết triệt để bài toán quy đổi đơn vị tính, quản lý công nợ chặt chẽ và tự động hóa quy trình kê khai thuế theo đúng quy định pháp luật.
Khác với các phần mềm quản lý bán hàng thông thường trên thị trường (như cách một số hộ kinh doanh vẫn đang dụng KiotViet hay các phần mềm POS đơn thuần chỉ để bán hàng), VNPT HKD được xây dựng với cốt lõi là sự tuân thủ pháp luật thuế kết hợp với nghiệp vụ bán hàng chuyên sâu.
Quản lý sản phẩm đa đơn vị tính: Giải quyết bài toán sắt thép, xi măng, gạch đá
Hiểu rõ nỗi đau của ngành, VNPT HKD cho phép thiết lập linh hoạt đơn vị tính chính và đơn vị tính quy đổi.
- Tự động quy đổi: Bạn chỉ cần nhập kho theo đơn vị nhập (ví dụ: Tấn thép), phần mềm sẽ tự động quy đổi ra đơn vị bán (ví dụ: Cây, Mét) dựa trên tỷ lệ đã cài đặt.
- Quản lý gạch ốp lát: Hỗ trợ tính toán diện tích m2 tự động khi nhập số lượng hộp/thùng, giúp việc bán gạch trở nên chính xác tuyệt đối, loại bỏ sai sót khi nhân viên tính nhẩm.
- Quản lý theo lô/date: Đối với các mặt hàng hóa chất xây dựng, sơn, keo… việc quản lý này giúp ưu tiên xuất hàng cũ trước, giảm thiểu hàng hết hạn sử dụng.
Tự động hóa quản lý công nợ: Cảnh báo nợ xấu, gửi đối soát cho khách hàng chỉ với một cú nhấp chuột
Hệ thống quản lý công nợ của VNPT HKD được thiết kế chặt chẽ:
- Theo dõi chi tiết: Ghi nhận công nợ theo từng hóa đơn, từng dự án hoặc từng khách hàng cụ thể.
- Giới hạn công nợ: Cho phép thiết lập hạn mức nợ tối đa cho từng khách hàng. Khi nhân viên lên đơn, nếu vượt hạn mức, hệ thống sẽ cảnh báo ngay lập tức.
- Báo cáo trực quan: Tổng hợp công nợ phải thu, phải trả theo tuổi nợ. Bạn có thể in bảng đối soát công nợ chi tiết hoặc gửi qua Zalo/Email cho khách hàng chỉ trong vài giây, thay vì phải ngồi cộng sổ sách cả ngày.
Điểm vượt trội: Tự động tổng hợp dữ liệu và kê khai thuế theo Thông tư 88, kết nối trực tiếp với cơ quan Thuế
Đây là tính năng mạnh mẽ nhất giúp VNPT HKD trở thành phần mềm bán hàng kê khai thuế cho ngành vật liệu xây dựng hàng đầu hiện nay.
- Đồng bộ hóa đơn điện tử: Dữ liệu bán hàng từ phần mềm sẽ tự động đẩy sang hệ thống hóa đơn điện tử, và từ đó tổng hợp vào sổ sách kế toán (Sổ chi tiết doanh thu, Sổ vật liệu dụng cụ…).
- Tờ khai thuế tự động: Phần mềm tự động trích xuất tờ khai thuế theo mẫu 01/CNKD, giúp chủ hộ kinh doanh nộp thuế điện tử nhanh chóng, chính xác, không cần qua trung gian hay thuê kế toán ngoài tốn kém.
- An toàn dữ liệu: Dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng đám mây (Cloud) của VNPT, bảo mật tuyệt đối, không lo mất dữ liệu khi hỏng máy tính hay virus tấn công như khi dùng Excel.
| Tính năng | Quản lý thủ công/Excel | Phần mềm VNPT HKD |
|---|---|---|
| Quy đổi đơn vị (Tấn -> Kg -> Cây) | Tính tay, dễ sai sót | Tự động hoàn toàn |
| Đối soát công nợ | Mất nhiều ngày, dễ nhầm lẫn | Tức thời, chính xác 100% |
| Kê khai thuế | Phức tạp, rủi ro phạt cao | Tự động, chuẩn Thông tư 88 |
| Tra cứu tồn kho | Phải ra kho đếm | Xem ngay trên điện thoại/máy tính |
Báo cáo doanh thu, tồn kho, lợi nhuận trực quan ngay trên máy tính hoặc điện thoại
Với VNPT HKD, chủ cửa hàng có thể xem báo cáo mọi lúc, mọi nơi. Hệ thống biểu đồ trực quan giúp bạn thấy ngay:
- Doanh thu theo ngày, tuần, tháng.
- Top mặt hàng bán chạy nhất (ví dụ: Cát, đá hay thiết bị nội thất).
- Lợi nhuận gộp ước tính theo thời gian thực.
- Báo cáo tồn kho cảnh báo hàng sắp hết để kịp thời nhập hàng.
Quản lý thông tin khách hàng và lịch sử mua hàng để chăm sóc và bán hàng hiệu quả hơn
Phần mềm lưu trữ chi tiết thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng và giá bán áp dụng cho từng đối tượng (khách lẻ, thầu thợ, đại lý). Khi khách quay lại, nhân viên chỉ cần nhập tên hoặc số điện thoại, hệ thống sẽ hiển thị lịch sử giá cũ, giúp việc báo giá nhất quán, tránh tình trạng “mỗi lần bán một giá” gây mất lòng tin.
Hướng dẫn đăng ký và bắt đầu sử dụng phần mềm VNPT HKD
Để bắt đầu chuẩn hóa quy trình quản lý và kê khai thuế với VNPT HKD, quý khách hàng chỉ cần thực hiện 3 bước đơn giản dưới đây để nhận được sự hỗ trợ trực tiếp từ chuyên gia.
Việc chuyển đổi số không hề phức tạp như nhiều người nghĩ. Tại VNPT, chúng tôi tối giản hóa quy trình để mọi chủ hộ kinh doanh đều có thể tiếp cận:
- Bước 1: Liên hệ tư vấn: Gọi ngay đến Hotline 0852 888 108 hoặc truy cập website vnpthkd.com. Đội ngũ chuyên viên sẽ lắng nghe nhu cầu thực tế của cửa hàng bạn.
- Bước 2: Trải nghiệm và thiết lập: Chúng tôi sẽ hỗ trợ demo, cài đặt danh mục hàng hóa (sắt, thép, gạch…), thiết lập đơn vị tính quy đổi và hướng dẫn nhân viên sử dụng.
- Bước 3: Vận hành chính thức: Bàn giao tài khoản, hướng dẫn kết nối chữ ký số, hóa đơn điện tử và bắt đầu bán hàng, kê khai thuế ngay trên phần mềm.
Đặc biệt, nếu bạn đang sử dụng các phần mềm khác (như KiotViet, Sapo…) và muốn chuyển đổi sang giải pháp chuyên sâu về thuế của VNPT, chúng tôi có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ trích xuất và đồng bộ dữ liệu để đảm bảo quá trình kinh doanh không bị gián đoạn.
Đừng để các công việc thủ công như quản lý sổ sách, tồn kho hay kê khai thuế làm cản trở sự phát triển của cửa hàng vật liệu xây dựng. Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh và quy định pháp luật ngày càng chặt chẽ, việc đầu tư vào phần mềm bán hàng kê khai thuế cho ngành vật liệu xây dựng VNPT HKD không chỉ là một giải pháp công nghệ mà còn là một bước đi chiến lược.
Giải pháp này giúp bạn tối ưu hóa vận hành, minh bạch tài chính và tuân thủ pháp luật, được bảo chứng bởi uy tín từ tập đoàn VNPT. Hãy để công nghệ gánh vác những lo toan về số liệu, để bạn có thể tập trung hoàn toàn vào việc phát triển kinh doanh và mở rộng thị trường.
Liên hệ ngay Hotline 0852 888 108 để được tư vấn chi tiết và nhận bản dùng thử miễn phí phần mềm VNPT HKD ngay hôm nay!
